Pour assurer un contrôle qualité rigoureux de ses palettes, l’association EPAL mandate un organisme indépendant, internationalement reconnu dans le domaine de la certification et de la qualité. Il s’agit de la société « Bureau Veritas ».
Les inspecteurs de « Bureau Veritas » parcourent les pays où sont fabriquées et réparées les palettes EPAL en contrôlant de manière inopinée la qualité des palettes. En France, ce sont ainsi plus de deux cent entreprises qui reçoivent en moyenne un contrôle mensuel et parfois plus.
Les rapports établis par les inspecteurs donnent lieu, en cas de découverte de malfaçons dans la fabrication ou la réparation, à des sanctions qui peuvent être lourdes s’il s’agit de fautes graves.
Chaque trimestre une dizaine d’entreprises est sanctionnée pécuniairement. Chaque année plusieurs entreprises sont radiées. La licence leur est retirée en général à la suite d’un constat de faute grave mettant en jeu la solidité de la palette et son aptitude à être utilisée en toute sécurité.
Le « Système EPAL » est un « pool ouvert » auquel peuvent participer les acteurs de tous les secteurs d’activité. Il est basé sur l’assurance d’une qualité standardisée et homogène des palettes EPAL.
Toutes les palettes contrôlées par EPAL sont marquées, lors de leur fabrication, d’une agrafe portant la marque déposée EPAL. Les palettes réparées sont marquées, en outre, d’un clou témoin de réparation portant le numéro de licence EPAL identifiant l’entreprise ayant effectué la réparation.
Sur la base des critères de qualité définis par l’EPAL, les palettes portant la marque déposée EPAL sont échangeables nombre pour nombre selon leur « classe » d’échange. Partant de ce principe, les partenaires acceptent le principe de base de l’échange le mieux approprié à leur cas, par exemple : échange immédiat « palette contre palette » ou échange ultérieur avec règlement différé.
Une seule exception à la règle est tolérée : jusqu’en 2021, les palettes fabriquées avant mars 2016 qui portent les marques « UIC » et « EUR dans un ovale » peuvent être échangeables contre des palettes EPAL à la condition expresse qu’elles respectent les critères d’échange. A noter que dans certains pays (Italie essentiellement), seules les palettes portant la marque EPAL sont échangées. Aucune autre exception n’existe pour aucun autre type / aucune autre marque de palettes.
